Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine Person, die in einem Unternehmen oder einer Organisation für den Datenschutz verantwortlich ist. Er oder sie überwacht und stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden, insbesondere im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten ist es, die datenschutzrechtlichen Interessen der betroffenen Personen zu schützen und das Unternehmen bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften zu unterstützen.
Wozu sind betriebliche Datenschutzbeauftragte da?
Die Hauptaufgaben eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten umfassen:
- Überwachung der Datenschutzbestimmungen:
- Der DSB stellt sicher, dass alle Prozesse, die personenbezogene Daten betreffen, den rechtlichen Vorgaben entsprechen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationalen Datenschutzgesetzen.
- Beratung und Schulung:
- Der DSB berät die Geschäftsführung und Mitarbeiter in datenschutzrechtlichen Fragen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten ausreichend über den Datenschutz und ihre Pflichten informiert sind.
- Dazu gehört auch die Durchführung von Schulungen und Workshops, um das Bewusstsein für den Datenschutz im Unternehmen zu fördern.
- Erstellung und Überwachung von Datenschutzrichtlinien:
- Der DSB hilft bei der Erstellung von Datenschutzrichtlinien, -verfahren und -strategien, die im Unternehmen implementiert werden müssen.
- Er sorgt dafür, dass diese Richtlinien regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu bleiben.
- Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA):
- Der DSB ist verantwortlich dafür, dass in bestimmten Fällen, in denen hohe Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bestehen, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt wird. Diese ist erforderlich, um die Risiken einer Datenverarbeitung zu identifizieren und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren.
- Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen:
- Der DSB ist oft der direkte Ansprechpartner für Datenschutzbehörden und betroffene Personen (z.B. wenn jemand Auskunft zu seinen personenbezogenen Daten verlangt oder eine Beschwerde einreichen möchte).
- Bei Anfragen der Datenschutzaufsichtsbehörden sorgt der DSB für die Zusammenarbeit und hilft bei der Klärung von Fragen zum Datenschutz.
- Sicherstellung der Datenverarbeitung nach dem Prinzip der „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“:
- Der DSB sorgt dafür, dass Datenschutzprinzipien bereits bei der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen berücksichtigt werden (Privacy by Design). Außerdem stellt er sicher, dass die Datenverarbeitung nur auf das notwendige Maß beschränkt wird (Privacy by Default).
Wer braucht einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten?
Nicht jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Ein DSB ist erforderlich, wenn:
- Das Unternehmen personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeitet:
- Wenn regelmßig und systematisch personenbezogene Daten in einer Art und Weise verarbeitet werden, dass dies eine erhebliche Zahl betroffener Personen betrifft (z.B. bei großen Unternehmen, Gesundheitsorganisationen oder sozialen Netzwerken).
- Besondere Arten der Datenverarbeitung:
- Wenn besondere Kategorien von Daten verarbeitet werden, wie z.B. Gesundheitsdaten, Daten zu ethnischer Herkunft, politischen Meinungen oder religiösen Überzeugungen. Solche Daten unterliegen strengeren Datenschutzvorgaben.
- Öffentliche Stellen oder Behörden:
- Öffentliche Stellen und Behörden sind immer verpflichtet, einen DSB zu bestellen, unabhängig von der Art der Datenverarbeitung.
- Überwachung der Beschäftigten:
- Wenn das Unternehmen eine regelmäßige und umfangreiche Überwachung seiner Mitarbeiter vornimmt, etwa durch Videoüberwachung oder GPS-Tracking.
Ausnahmen:
Es gibt jedoch auch Ausnahmen, bei denen Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten benötigen:
- Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern, die keine regelmäßige und systematische Verarbeitung personenbezogener Daten durchführen, sind in der Regel nicht verpflichtet, einen DSB zu benennen.
- Kleinere Betriebe, die keine sensiblen Daten verarbeiten und keine umfangreiche Datenverarbeitung betreiben, können von der Verpflichtung befreit sein.
Qualifikationen und Unabhängigkeit:
Der Datenschutzbeauftragte muss über ausreichende Fachkenntnisse im Bereich Datenschutz verfügen und unabhängig arbeiten können. Das bedeutet, er darf keine Interessenkonflikte haben, z.B. durch andere leitende Funktionen im Unternehmen, die die Aufgaben des Datenschutzes beeinträchtigen könnten. Der DSB hat ein Recht auf eigene Stellungnahme und kann nicht von der Geschäftsführung oder anderen Stellen im Unternehmen unzulässig beeinflusst werden.
Zusammenfassung:
Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter (DSB) sorgt dafür, dass ein Unternehmen den Datenschutzvorgaben, insbesondere der DSGVO, entspricht. Er überwacht die Verarbeitung personenbezogener Daten, berät das Unternehmen, führt Datenschutzschulungen durch und stellt sicher, dass Datenschutz-Folgenabschätzungen durchgeführt werden. Unternehmen, die regelmäßig personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeiten oder besondere Datenarten handhaben, sind verpflichtet, einen DSB zu benennen. Der DSB muss über fundierte Datenschutzkenntnisse verfügen und unabhängig arbeiten können.